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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S

INTRODUCCIÓN

La Sociedad, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S con NIT 900.411.951-8, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como la normatividad concordante, se permite informar a los interesados respecto de la adopción de la Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual reconoce, acata y respeta los derechos de los Titulares de la información, asume con responsabilidad los deberes como Responsable e implementa los procedimientos de control necesarios para la protección de los datos personales a los cuales tiene acceso en el giro ordinario de sus actividades, para que los Encargados ejecuten sus labores observando todo lo que se consigna en este documento y en los demás que lo complementan, tal y como se indica más adelante.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los Titulares de los datos, a quienes ya fueron recolectados y de quienes se obtengan en el futuro, en el ejercicio de las actividades inherentes al desarrollo de las relaciones de tipo comercial, contractual o laboral.

De esta manera, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos a la: Privacidad, Intimidad, Buen Nombre, en el tratamiento de los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios rectores de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.

Todos los Titulares de Datos Personales que, en desarrollo de diferentes actividades legales, culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, que llegaran a suministrar a la sociedad TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrá: conocerla, actualizarla, rectificarla o suprimirla. Así como revocar la autorización otorgada.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.

Capítulo I – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Capítulo II – MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL

• Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15 y artículo 20.
• Ley 1581 de 2012(17 de octubre), Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 (Junio 27), Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
• Decreto Reglamentario 886 de 2014(13 de mayo), Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Sentencia T – 114 de 2018, de la Corte Constitucional.
• Sentencia T – 238 de 2018, de la Corte Constitucional.
• Sentencia C – 276 del 2019, de la Corte Constitucional.
• Sentencia T – 360 de 2022, de la Corte Constitucional.

Capítulo III – ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación y suprimidos por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S en el ejercicio de sus funciones. De igual manera, se aplicará a todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, ya sea en forma física o digital, y que estén sujetos a tratamiento por parte de la entidad.

Capítulo IV – DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y para su claridad, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. se permite a continuación, indicar las definiciones de los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data, las cuales son tomadas de la normatividad vigente que regulan la materia:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste, o por La Sociedad, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que, de acuerdo con la ley, no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

La citada Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) Cuando el Titular otorga su consentimiento; (ii) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; (iii) El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad; (iv) El Tratamiento hace alusión a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y (v) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este Último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA): Se debe tener en cuenta que, aunque la Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de estos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responde al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes“.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia de datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Capítulo V – PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice La Sociedad o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.

Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. será de medio.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que, en TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la Ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Capítulo VI – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., a través de esta Política, garantiza a los titulares, causahabientes del titular, representantes legales y apoderados del titular de los datos personales los derechos que se indican a continuación:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Sociedad en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estén expresamente prohibidos o no hayan sido autorizados.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Sociedad para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, o conducta inequívoca, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
3. Ser informado por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita, previa consulta del Titular, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez al mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación.

Capitulo VII – Derechos de los niños y adolescentes

En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda prescrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

1. Responder y respetar el interés superior de los menores.
2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.

Capítulo VIII – Deberes y Obligaciones de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. como responsable y de los encargados en el tratamiento de los datos personales

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas naturales y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. como responsable tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de datos personales.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Suministrar al Encargado (s) del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Respetar y exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos y condiciones señalados por la Ley.
11. Adoptar de manera real y no solo formal, la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, con sus protocolos, procedimientos y formatos, para garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares y la Ley.
12. Identificar cuándo determinada información se encuentra “en discusión” por la interposición de un reclamo por parte del Titular y si es de resorte del Encargado, informarle.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares
15. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre el tema en particular.
16. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
17. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos por el representante legal del menor.
18. Registrar en la base de datos la leyenda «Reclamo en Trámite» en la forma en que se regula en la ley.
19. Insertar en la base de datos la leyenda «Información en Discusión Judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
20. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
21. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
22. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
23. TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. garantiza y exige que toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de estos y el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales.

Por su parte los Encargados que funjan como tales, de manera transitoria o permanente en cumplimiento de funciones u obligaciones contractuales, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia, deberán:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho fundamental de Habeas Data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

d. Canalizar de manera inmediata al responsable las consultas y reclamos formulados por los Titulares, para que sean tramitados de acuerdo con el Procedimiento de Atención de Solicitudes, en los términos de Ley.

e. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

f. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, de acuerdo con los lineamientos dados por esta Política.

g. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

h. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En atención al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

La Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones publicó la “Guía para la Implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Acountability)” el 28 de mayo de 2015, en concordancia con lo normado por los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. En consonancia con las directrices planteadas por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) en lo relativo al Programa Integral de Gestión de Datos Personales, señala las funciones del oficial de datos personales.

Adicionalmente, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S implementará un programa integral de capacitación en protección de datos personales, en cumplimiento de los principios de responsabilidad demostrada y de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Este programa se desarrollará de la siguiente manera:

1. Objeto: El programa de capacitación tendrá como finalidad garantizar que todo el personal que tenga acceso a datos personales en el ejercicio de sus funciones conozca y aplique adecuadamente la normativa de protección de datos, así como las políticas y procedimientos internos de la empresa en esta materia.
2. Alcance: El programa de capacitación será de carácter obligatorio para todos los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales en el desarrollo de sus actividades para TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.
3. Contenido: Las capacitaciones abordarán, como mínimo, los siguientes temas:
   a. Marco normativo de protección de datos personales en Colombia.
   b. Principios rectores del tratamiento de datos personales.
   c. Derechos de los titulares de los datos y procedimientos para su ejercicio.
   d. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento.
   e. Política de Tratamiento de Datos Personales de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.
   f. Procedimientos internos para el tratamiento de datos personales.
   g. Medidas de seguridad técnicas y organizativas para la protección de datos.
   h. Consecuencias del incumplimiento de las normas de protección de datos.
4. Periodicidad: Se establecerá el siguiente calendario de capacitaciones:
   a. Inducción inicial: Todo nuevo empleado o contratista recibirá una capacitación en protección de datos como parte de su proceso de inducción, dentro de los primeros 15 días hábiles desde su vinculación.
   b. Capacitación anual: Se realizará una capacitación general anual para todo el personal, que incluirá actualizaciones normativas y refuerzo de conocimientos.
   c. Capacitaciones específicas: Se llevarán a cabo capacitaciones adicionales cuando se produzcan cambios significativos en la normativa o en los procesos internos de tratamiento de datos de la empresa.

5. Metodología: Las capacitaciones se realizarán mediante sesiones presenciales o virtuales, según sea más conveniente, y podrán incluir presentaciones, casos prácticos, evaluaciones y material de apoyo.
6. Evaluación y seguimiento: Al finalizar cada capacitación, se realizará una evaluación para verificar la comprensión de los temas tratados. Se requerirá una calificación mínima del 80% para considerar aprobada la capacitación.
7. Registro: Se mantendrá un registro detallado de todas las capacitaciones realizadas, que incluirá:
   a. Fecha y duración de la capacitación.
   b. Contenido temático.
   c. Nombre y cargo de los asistentes.
   d. Resultados de las evaluaciones.

8. Responsabilidad: El Oficial de Protección de Datos de la empresa, o quien haga sus veces, será el responsable de diseñar, implementar y supervisar el programa de capacitación, en coordinación con el área de Recursos Humanos.
9. Actualización: El programa de capacitación será revisado y actualizado anualmente, o con mayor frecuencia si las circunstancias lo requieren, para asegurar su pertinencia y eficacia.
10. Certificación: TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá expedir certificados de asistencia y aprobación de las capacitaciones, los cuales serán incorporados al expediente laboral o contractual de cada participante.

La implementación efectiva de este programa de capacitación constituirá una medida proactiva de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos personales, en consonancia con el principio de responsabilidad demostrada (accountability) consagrado en la normativa vigente.

Capitulo IX – TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales de empleados, exempleados, contratistas, clientes o de cualquier persona con la cual TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. mantenga o llegue a mantener una relación, ya sea permanente u ocasional, se realizará en estricto cumplimiento del marco legal aplicable.

Para el cumplimiento de su objeto social, es indispensable que TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. recolecte y trate algunos datos personales, sin los cuales no podría llevar a cabo de manera adecuada la prestación de los servicios propios de la sociedad. En consecuencia, se aclara que los datos personales, sin limitarse a los mencionados a continuación, son esenciales e indispensables para la prestación de servicios por parte de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. conforme a las definiciones establecidas en la presente política y en su calidad de responsable del Tratamiento de datos personales se recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales con las siguientes finalidades:

1. Recolectar datos privados con el propósito de ofrecer, promover, desarrollar e implementar programas de educación informal, incluyendo la gestión de inscripciones, seguimiento del progreso académico y la personalización de la experiencia educativa.
2. Recolectar datos semiprivados para la edición, impresión y comercialización de textos educativos, científicos y culturales, lo que incluye la gestión de pedidos, distribución y facturación.
3. Tratar datos privados para la prestación de instrucciones y prácticas presenciales o virtuales sobre material pedagógico para el aprendizaje informal de idiomas, abarcando la coordinación de clases, la asignación de recursos educativos y la evaluación del desempeño.
4. Recopilar datos privados para la gestión de relaciones con clientes y proveedores, incluyendo la atención de solicitudes, quejas y reclamos, así como la realización de encuestas de satisfacción.
5. Procesar datos privados para fines de marketing y comunicación, incluyendo el envío de información sobre nuestros productos, servicios y promociones relacionadas con educación y formación en idiomas.
6. Recolectar datos privados para el cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias aplicables a nuestra actividad educativa y comercial, incluyendo la atención a requerimientos de autoridades competentes.
7. Procesar datos privados para la realización de análisis estadísticos y estudios internos con el fin de mejorar nuestros servicios educativos y productos relacionados.
8. Tratar datos privados para garantizar la seguridad de nuestras instalaciones físicas y sistemas de información utilizados en la prestación de servicios educativos.
9. Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar los trámites de las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los Titulares, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
10. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
11. Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y laborales en los que TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S es o sea parte.
12. Adelantar campañas de actualización de datos para garantizar la integridad de los mismos e investigaciones internas de conformidad con las diferentes políticas de la empresa para evitar responder a actividades sospechosas que puedan afectar el buen nombre de la empresa (solo aplica a trabajadores, contratistas y proveedores de la empresa).
13. Realizar el envío de las modificaciones a esta Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.
14. Generar las copias y archivos de seguridad de la información en los equipos de la empresa.
15. Suministrar la información a terceros con los cuales TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
16. Tratamiento de Datos Públicos TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. advierte que trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza publica que administra en el cumplimiento de sus funciones. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que regulen y complementen esta materia.
17. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. con el Titular de la Información.

Capítulo X – AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley, a saber:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Capitulo XI – Medios y prueba para otorgar la autorización:

La autorización será solicitada por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico o electrónico (vía correo electrónico), en todo caso debe ser un medio que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya, que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad (físico y electrónico), al igual que adopta las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que se obtuvo. En consecuencia, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, quienes tendrá cláusula de Confidencialidad para el manejo de esta información.

En caso de que la Autorización sea solicitada por el Titular, se informará que dicha solicitud puede realizarse al correo electrónico, y se atenderá de acuerdo con el Procedimiento de Atención de Solicitudes.

Capítulo XII – Autorización para el tratamiento de datos personales

Se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular para el uso de sus Datos Personales, la cual deberá obtener TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. previo diligenciamiento del Formato denominado:  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales,  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales Proveedores y Contratistas,  el que aplique de acuerdo con la calidad del titular, el cual debe ser diligenciado en su totalidad, con información veraz y entregado en la Recepción – Portería, en la Administración o mediante solicitud al correo electrónico: pchia@focusyourmind.co

En TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., se tratarán sus datos para los fines indicados en esta Política y nunca para finalidades diferentes a las autorizadas por el Titular. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el Titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, supresión y oposición a la información que es recolectada.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. obtiene su Autorización utilizando los formatos señalados en este Capítulo, una vez diligenciado el que corresponda, puede ser allegado por el Titular, a través de los medios dispuestos por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. y, que de acuerdo con las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, garantizan su consulta posterior, los cuales son: (i) Por escrito; (ii) Por correo electrónico completa y debidamente diligenciado por quien otorga la Autorización; (iii) O mediante conducta concluyente para el caso de imágenes.

Capitulo XIII – Revocatoria de la autorización:

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. reglamenta mediante el Procedimiento de Atención de Solicitudes, mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y, por lo tanto, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines informativos, entre otros. En este Último caso, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

Tratamiento de Datos Sensibles: Para el caso de datos personales sensibles, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Capitulo XIV – Tratamientos de datos sensibles:

Tratamiento de Datos Sensibles de Menores:  El tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y solo se podrá realizar entre tanto responda y respete con el interés superior del menor y así mismo asegure el respeto de los derechos fundamentales, lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.  En todos los casos, los responsables y encargados que utilicen Sistemas de Vigilancia, los cuales involucren el tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con el consentimiento de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento.
2. Informar a los padres o representantes legales respecto de la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores.
3. Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración con la finalidad previamente informada.
4. Garantizar la seguridad y reserva de datos personales de los menores.
5. Restringir el acceso y la circulación de imágenes, conforme a lo que se encuentre establecido en la ley.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza publica, sean necesarios para la prestación de servicios educativos propios de la naturaleza de nuestra institución o provengan de información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. y cualquier persona involucrada en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan principios y obligadas señaladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. puede utilizar Circuitos Cerrados de Televisión o de Video Vigilancia en los alrededores y dentro de nuestras oficinas comerciales, sedes administrativas y entre otros, con el fin de salvaguardar a nuestros clientes y colaboradores, así como para proporcionar protección contra robo, fraude y vandalismo. Cualquier video o imagen grabada, será destruida cuando ya no sea necesaria o al cumplirse el término establecido por las normas vigentes, dicha información personal está protegida conforme a esta Política.

Capítulo XV – Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es un documento físico que se pone a disposición del Titular con el fin de informarle sobre el Tratamiento de los datos personales y comunicar información relacionada con la existencia de la Política Integral de Datos Personales la forma de acceder a la misma, las finalidades del Tratamiento y contiene:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de Tratamiento.
2. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, así como los cambios que se produzcan.
4. Los derechos del titular.
5. Los procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
6. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas relacionadas con los datos sensibles.

Capítulo XVI – Garantías del derecho de acceso

Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

Capítulo XVII – Procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular

a. Procedimiento de Consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., mediante comunicación dirigida al responsable, la cual puede ser radicada en físico en el domicilio de la empresa o enviada al correo electrónico: pchia@focusyourmind.co,  en todo caso el Titular deberá indicar con claridad el lugar y dirección de notificación de la respuesta.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se emitirá la respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

b. Procedimiento de Reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Sociedad al correo electrónico: pchia@focusyourmind.co, o mediante comunicación escrita dirigida al Representante legal de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el reclamo no sea de competencia de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Procedimiento para la Atención de Petición de actualización y/o rectificación

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1. El Titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico: pchia@focusyourmind.co, en medio físico dirigido al Representante legal indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
2. TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad, el cual estará disponible en la Recepción de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.
   

   a. Procedimiento para la Atención de Petición de Supresión de Datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. Sin embargo, este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. podrá negar su ejercicio, cuando:
   a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
   c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. aplicará internamente el Procedimiento Atención de Solicitudes que regula estos trámites.

Capítulo XVIII – Registro Nacional de Bases de Datos

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Capítulo XIX – Seguridad de la información y medidas de seguridad

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Capítulo XX – Utilización y transferencia internacional de datos personales, e información personal por parte de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.

En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.

Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.  tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

Capítulo XX – Vigencia de las Bases de Datos

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, establece los criterios para determinar la vigencia de las bases de datos que contienen información personal, en concordancia con los principios de finalidad, temporalidad y necesidad consagrados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Como criterio general, la vigencia de las bases de datos estará determinada por la finalidad para la cual fueron recolectados los datos personales, en tanto dicha finalidad subsista y sea necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales de la entidad.

En este contexto, es importante detallar las categorías específicas de datos y sus respectivos períodos de conservación. Los datos de usuarios se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por un término adicional de diez (10) años. Por su parte, la información de empleados y exempleados se mantendrá durante la vigencia de la relación laboral y por un período adicional de veinte (20) años, atendiendo a las normas laborales y de seguridad social aplicables.

En lo que respecta a proveedores y contratistas, sus datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por un término adicional de cinco (5) años, para efectos contables, tributarios y de eventuales reclamaciones. Asimismo, la información de prospectos y clientes se mantendrá por un período máximo de dos (2) años desde la última interacción con el titular, salvo que éste haya otorgado una autorización expresa para un plazo mayor. Es importante destacar que los datos sensibles se conservarán únicamente por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad específica que justificó su tratamiento, tras lo cual serán suprimidos de manera segura.

No obstante, es preciso señalar que existen excepciones a estos plazos establecidos. Los períodos de conservación podrán extenderse por mandato legal, cuando una norma específica exija la conservación de los datos por un período superior. De igual manera, ante un requerimiento judicial o administrativo, los datos se mantendrán mientras dure el proceso correspondiente. Asimismo, para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, la información se conservará hasta la finalización de los plazos de prescripción aplicables.

Con el fin de garantizar la actualidad y pertinencia de la información, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. realizará una revisión anual de sus bases de datos. Este proceso permitirá determinar la necesidad de continuar con el tratamiento de los datos personales, procediendo a la supresión de aquellos que ya no sean necesarios, salvo que exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación. La supresión de datos personales se llevará a cabo de manera segura, garantizando su completa eliminación y la imposibilidad de su recuperación, de conformidad con los protocolos de seguridad de la información establecidos por la entidad.

En cumplimiento de sus obligaciones legales, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. mantendrá actualizada la información sobre la vigencia de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 886 de 2014. Esta práctica no solo asegura la transparencia en el manejo de la información, sino que también facilita la supervisión por parte de las autoridades competentes.

Es fundamental resaltar que la vigencia establecida en este capítulo no menoscaba el derecho de los titulares a solicitar la supresión de sus datos personales en cualquier momento, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Este derecho podrá ejercerse siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, reafirmando así el compromiso de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. con el respeto a los derechos de los titulares de los datos.

Finalmente, TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. se reserva el derecho de modificar los términos de vigencia establecidos en este capítulo, en cuyo caso informará oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los canales dispuestos para tal fin. Esta disposición permite a la entidad adaptarse a posibles cambios en la legislación o en sus procesos internos, siempre en el marco del respeto a los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa vigente.

La implementación efectiva de estas disposiciones sobre la vigencia de las bases de datos constituye una medida de responsabilidad demostrada (accountability) por parte de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S., reafirmando su compromiso con el cumplimiento de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y garantizando la protección integral de la información personal bajo su custodia.

Capítulo XXI – Vigencia Política de Tratamientos de Datos Personales

La presente política rige a partir del 10 de septiembre de 2024 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales en el que se definen, entre otros, los principios que cumplirán al transferir, recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad u operación con datos personales y los mecanismos para que los ejerzan. Esta política puede ser consultada en la página web www.focusyourmind.co  y en www.inglesfocus.com

Los datos principales de TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S. a los que usted se puede comunicar para recibir más información son:

Vigencia: La presente política empieza a regir a partir del veinticuatro (24), de septiembre de 2024.

Aprobado por:

PEDRO ANTONIO CHIA DIAZ

Representante Legal

TRAINING EDUCATION NETWORK S.A.S.